Il primo passo di ogni controllo di gestione è sempre lo stesso: chiedere il bilancino di verifica. Arriva, quasi sempre in giornata, e sembra che il lavoro sia fatto.
Poi lo apri e provi a leggerlo come un conto economico di gestione. E non torna.
Il margine di marzo è enorme, quello di aprile è a zero, e in azienda non è successo niente di particolare né a marzo né ad aprile. La tentazione, a quel punto, è di dare la colpa a chi te l'ha mandato. È la reazione sbagliata, e fa perdere sei mesi.
Quel file è fatto per un'altra cosa
La contabilità di un'impresa serve prima di tutto a una cosa: dire allo Stato quanto si deve. È fatta bene, è fatta nei tempi giusti, e i tempi giusti sono quelli del fisco, non i tuoi.
Questo vuol dire che in corso d'anno certe scritture semplicemente non ci sono. Non perché qualcuno se ne sia dimenticato: perché fino a dicembre non servono a nessuno.
- Il magazzino. La rimanenza si valorizza a fine anno. Nei mesi in mezzo, quello che hai comprato è tutto costo e quello che hai in casa non esiste.
- Gli ammortamenti. Stessa storia: si calcolano una volta, in sede di bilancio.
- Il TFR. La quota matura ogni mese, ma in contabilità arriva quando arriva.
- Ratei e risconti. L'assicurazione pagata a gennaio per dodici mesi pesa tutta su gennaio.
- Le fatture da ricevere e da emettere. Il lavoro l'hai fatto a marzo, la fattura del fornitore arriva a maggio. Il costo si siede su maggio.
Nessuna di queste è un errore. Tutte insieme, però, rendono marzo non confrontabile con aprile — e se i dodici mesi non si possono confrontare, tutto quello che ci costruisci sopra è rumore.
Il ritmo mensile scombina il calendario, ed è normale
Qui c'è un fatto che conviene dire in chiaro, perché è la prima fatica vera di ogni progetto: portare in azienda un ritmo mensile disturba il modo in cui si è sempre lavorato.
Chi tiene la contabilità ha un calendario suo, fatto di liquidazioni, scadenze e chiusure. Tu gli stai chiedendo una cosa che quel calendario non prevede: una fotografia utile il 10 del mese dopo.
Non si risolve chiedendo a lui di cambiare mestiere. Si risolve completando il bilancino dall'esterno, con le rettifiche.
Le rettifiche non sono un trucco contabile
Sono poche voci, sempre le stesse, raccolte ogni mese allo stesso modo:
- la rimanenza di magazzino, anche stimata, purché stimata con lo stesso criterio tutti i mesi;
- la quota di ammortamento del periodo, che è una divisione;
- la quota di TFR maturata;
- ratei e risconti sulle poste che si conoscono già;
- i lavori fatti e non ancora fatturati, in un senso e nell'altro.
Il punto non è la precisione al centesimo. È che il criterio non cambi: dodici fotografie fatte con la stessa macchina si confrontano anche se la macchina non è perfetta; dodici fotografie fatte con dodici macchine diverse non si confrontano nemmeno se ognuna è perfetta.
E si tiene traccia di che cosa si è rettificato, quando e perché. Una rettifica non spiegata, fra sei mesi, è indistinguibile da un errore.
Da qui in avanti, il lavoro sul file
E poi c'è il file
C'è una seconda parte del viaggio, quella di cui nessuno parla e che si porta via le ore vere: il bilancino non arriva mai nella forma che ti serve.
Ogni gestionale ha le sue abitudini, e ognuna è legittima:
- righe di intestazione e di piè di pagina in mezzo ai dati, ripetute a ogni pagina;
- sezioni contrapposte, dare e avere su due colonne, oppure un'unica colonna con il segno;
- il conto economico in un file e lo stato patrimoniale in un altro, con criteri diversi;
- il numero scritto con il punto o con la virgola, con il separatore delle migliaia o senza;
- il segno meno davanti al numero, oppure in fondo. Sembra un dettaglio: mi è capitato, e un import che non se ne accorge ribalta i segni di metà bilancio senza dare un solo errore.
Aggiungi che il codice del conto a volte ha uno spazio in testa — un accidente del gestionale di provenienza — e che quello spazio, per una macchina, fa di 1010 e 1010 due conti diversi.
Non c'è niente da moralizzare: è così, e sarà così anche col prossimo cliente, in un modo ancora diverso. La bravura sta nel non spaventarsi e nel non fare a mano quello che si può insegnare una volta sola.
IMMAGINE DA FARE: Due bilancini a confronto. Due fogli affiancati sullo schermo: a sinistra un bilancino grezzo appena arrivato, con le righe di intestazione ripetute, i numeri con il meno in fondo e le sezioni contrapposte; a destra lo stesso bilancino importato e quadrato, pulito, con la riga del totale evidenziata. In mezzo una freccia e la scritta a mano «venti minuti».
La quadratura, che non si salta
Prima di guardare un solo margine si fa una cosa sola: si verifica che il bilancino quadri. Attivo uguale passivo, e il risultato d'esercizio che esce dal conto economico uguale a quello che sta nello stato patrimoniale.
Se non quadra, il problema è nel file o nell'import, e ogni analisi fatta prima di averlo risolto è tempo regalato. Se quadra, si può cominciare.
È un controllo che costa trenta secondi e che ho visto saltare decine di volte, sempre con lo stesso esito: tre settimane dopo, qualcuno scopre una differenza e da quel momento non si fida più di nessun numero. La fiducia nei dati si perde una volta sola.
Che cosa cambia, in pratica
Dieci anni fa questa parte del lavoro erano due giorni: si apriva il file in un foglio elettronico, si toglievano le righe di troppo, si sistemavano i segni, si costruiva a mano la tabella di corrispondenza dei conti. E si rifaceva ogni mese, perché il mese dopo il file arrivava uguale a prima.
Oggi le regole di lettura di quel file si dichiarano una volta — dove cominciano i dati, come sono scritti i numeri, dove sta il segno — e da lì in poi l'import è un gesto. Il tempo si sposta dove serve: guardare i numeri, non estrarli.
È l'unico motivo per cui un'impresa piccola può permettersi un controllo di gestione mensile. Non perché il metodo sia cambiato (è lo stesso di trent'anni fa), ma perché la parte noiosa è diventata veloce.
Il passo dopo è mettere ogni conto al suo posto: gli schemi, i conti di dettaglio, e quelli che non vanno riclassificati affatto.