Due giorni sembrano pochi per capire un'impresa. Sono pochi, infatti: in due giorni non si capisce un'impresa.
Si vede qualcos'altro, ed è più utile: dove l'impresa fatica. Che non è la stessa cosa, e si trova molto più in fretta.
Perché funziona proprio perché è corto
Chi lavora dentro un'azienda da dieci anni ha smesso di vedere le cose che non funzionano. Non per distrazione: perché ci ha costruito sopra delle soluzioni, e quelle soluzioni adesso fanno parte del paesaggio. Il foglio di calcolo che tiene insieme due sistemi che non si parlano non è più un problema, è «come si fa».
Chi arriva da fuori quelle cose le vede il primo giorno, e le vede solo perché è arrivato quel giorno. Dopo tre settimane le ha già smesse di vedere anche lui.
Per questo l'analisi è corta e finisce presto. Non è un compromesso sul budget: è il momento in cui lo sguardo esterno vale di più.
Le tre domande che aprono tutto
Ci sono domande che in azienda non si fanno più, perché la risposta la sanno tutti. Sono esattamente quelle da fare.
Come si fa un preventivo, qui? Fatti mostrare l'ultimo. Non la procedura: l'ultimo, sullo schermo di chi l'ha fatto. In cinque minuti sai come si formano i prezzi, se c'è un costo orario, chi decide gli sconti e quanto si lavora a memoria.
Chi decide quando il titolare non c'è? La risposta ufficiale arriva subito. Quella vera arriva chiedendo a qualcun altro, in un altro momento: «e se lui è in ferie, questo chi lo firma?». Il divario fra le due risposte è la misura di quanto l'organizzazione esiste davvero.
Questo numero da dove arriva? Preso un dato qualunque da una riunione o da un rapporto, si risale. Quante mani ha toccato, quanti fogli, quante volte è stato ricopiato. È il modo più rapido di sapere se l'impresa i suoi numeri li governa o li subisce.
Si parla con chi fa, non con chi racconta
La direzione racconta l'azienda che ha in testa, e lo fa in buona fede. Chi tiene la contabilità, chi sta in produzione, chi risponde al telefono raccontano l'azienda che c'è.
Il divario fra le due non è un problema di sincerità: è normale, e sta in tutte le imprese. Misurarlo è metà del lavoro di quei due giorni, perché quasi sempre il punto dove l'azienda perde tempo e margine sta proprio lì dentro.
Serve una cautela, e non è formale: chi parla deve sapere che quello che dice non gli tornerà addosso. Se non è chiaro fin dalla prima domanda, nei due giorni si raccoglie solo la versione ufficiale, detta due volte.
Che cosa non si vede
Vale la pena dirlo, perché un'analisi che promette tutto non serve a niente.
In due giorni non si valuta la qualità delle persone: si vede come sono messe, non quanto valgono. Non si vede la solidità dei clienti, che richiede dati e tempo. E non si vedono i conflitti veri, quelli che hanno dieci anni e che in presenza di un estraneo nessuno tira fuori: si intuiscono, e intuire non basta per scriverlo.
Quello che si vede, invece, sono i posti dove il lavoro si inceppa, dove il dato si perde, e dove una decisione aspetta qualcuno che non ha tempo.
Il rapporto deve poter essere smentito
Alla fine si scrive. Corto: com'è messa l'impresa, che cosa conviene affrontare per primo, che cosa serve per farlo.
La regola che mi sono dato è che ogni affermazione dentro quel rapporto deve essere contestabile. «L'organizzazione è poco strutturata» non si può contestare, quindi non vuol dire niente. «Tre ruoli su nove non hanno un responsabile in carica, e due persone occupano due posizioni ciascuna» si può contestare, e se è sbagliato qualcuno lo dirà in dieci secondi.
È il motivo per cui il rapporto si consegna e si discute, non si spedisce.
Non è una diagnosi: è un ordine
L'errore che ho visto fare più spesso a chi fa analisi, me compreso agli inizi, è consegnare l'elenco di tutto quello che non va. È un elenco vero, lungo, e produce una cosa sola: paralisi.
Quello che serve non è la lista completa. È che cosa conviene affrontare per primo, e perché quello e non un altro. Una cosa. Al massimo due.
Il resto resta scritto, e si guarda l'anno prossimo. Se nel frattempo la prima cosa è stata fatta, metà del resto si sarà già mossa da sola.
Come si svolgono i due giorni, e che cosa succede dopo: Prima si guarda com'è davvero.