Oggi ti parlo dell’ambiente dove fare una riunione.
Ambiente casuale, siamo in un Bar, Ristorante, in un chiosco di un parco pubblico
Qui gli strumenti più importanti sono: un po di silenzio (difficile da trovare, sembra che senza musica di sottofondo non si possa più vivere !!!) poi un foglio di carta (possibilmente dimensione tovaglietta — diciamo A3 per gli esperti del formato) e una penna o qualche pennarello. Ho fatto spesso riunioni molto efficaci e creato appunti preziosi. Alla fine della riunione, una bella foto degli appunti da condividere con i partecipanti. Nota bene: le riunioni nei bar o in luoghi pubblici non si fanno solo nella Silicon Valley!!!
Ambiente Azienda, Sala riunioni
Siamo in un ambiente che possiamo controllare e possiamo decidere come organizzarlo. Io personalmente facendo il Consulente di Direzione mi trovo spesso in ambienti poco adatti a condurre una riunione efficace ma dopo un po’ di sessioni e qualche consiglio in genere riusciamo a portarci a regime. Vediamo allora cosa serve.
DOTAZIONE MINIMA
Una stanza, un tavolo, dei fogli — possibilmente formato A3 — e delle penne (che scrivono) , meglio pennarelli, meglio colorati. Se ci sono dei post-it ancora meglio. I post-it sono un’invenzione favolosa. Man mano che si generano idee basta scriverle su un post-it e parcheggiarle sul tavolo. Poi finito il giro delle idee si riorganizzano i post-it e si classificano per tipologia. E’ un modo molto efficiente di raccogliere idee e riorganizzarle. Se scrivi tutto su un pezzo di carta poi hai un blocco unico e non riesci a riorganizzarlo per argomento e priorità. Provare per credere.
DOTAZIONE GIUSTA
Un area “verticale” dove scrivere. Una lavagna a fogli di carta o (meglio) una lavagna magnetica bianca cancellabile.
La lavagna a fogli di carta la troviamo un po dovunque. La trovo in genere abbastanza scomoda perché completato un foglio — devi voltare pagina e tutto quello che hai scritto sparisce. Preferisco i fogli della 3M che ti consentono di staccare il foglio ed attaccarlo sul muro come un grande post-it. Alla fine ti trovi con 5 o 6 pagine attaccate al muro ma almeno i partecipanti hanno una visione completa del flusso degli argomenti trattati.
La lavagna bianca cancellabile e magnetica(mi raccomando) è a mio avviso lo strumento principe. Ci puoi scrivere, attaccare note con le calamite, i post-it. Esiste anche un materiale flessibile adesivo che si può attaccare al muro e lo fa diventare una lavagna. Esiste anche in grande formato e puoi trasformare una parete in una grande lavagna a disposizione dei partecipanti.
I pennarelli. Sono una dannazione. Spesso non ci sono, se ci sono sono mezzi scarichi scrivono poco, si legge male. Ho scoperto nel tempo che esistono pennarelli cancellabili(benissimo) ad inchiostro liquido (fluidissimo e ricaricabile) e di 5 colori. Da provare. Con loro la vita cambia, scrivi bene, velocemente, senza attrito, con ottimo contrasto e facilmente cancellabili. Se fai una riunione ogni tanto sono fattori trascurabili, se fai riunioni di frequente raccomando di portare con te una confezione di pennarelli e qualche post-it. Male non fà.
DOTAZIONE OTTIMA
Il proiettore. Qui si apre un mondo. Fare una riunione con il proiettore richiede una certa abilità. Se vediamo il proiettore come strumento di sola presentazione, beh basta fare un powerpoint e presentare le slides. Se invece vediamo il proiettore come una specie di lavagna proiettata allora possiamo fare molto di più. Per esempio usando un programma di MindMapping (in realtà basta anche un word processor o un semplice editor di testo — meglio se con zoom) potremo costruire una mappa mentale raccogliendo in tempo reale le opinioni dei partecipanti e presentarle in modo strutturato al fine di generare un opinione condivisa sull’argomento in discussione. Qui servono abilità di presentazione e velocità di scrittura ed organizzazione delle informazioni. Tutto infatti deve succedere senza interrompere il flusso della riunione. La mappa in genere viene gestita dal facilitatore o dal “Note Taker” (quello che prende appunti per capirci) che grazie al proiettore li condivide con tutto il gruppo che a sua volta può intervenire per correggere, rettificare ed integrare.
DOTAZIONE SUPREMA
Più presentatori. Le persone che partecipano alla riunione hanno un portatile. Il proiettore ( o lo schermo TV) è dotato di una qualche tecnologia diabolica (con meno di 100 euro si fa tutto!) che attraverso la connessione wi-fi (SENZA FILI E CAVI che girano per i tavoli!) consente di collegare il proprio computer allo schermo ed all’impianto audio (ovviamente nella dotazione suprema abbiamo anche un impianto audio collegato al proiettore o allo schermo TV). In questo modo abbiamo la massima Agilità nel coinvolgere i partecipanti ognuno con il proprio contributo per condividere al meglio il potenziale dei partecipanti.
DOTAZIONE ESAGERATA
Due proiettori. Uno per presentare le fonti di ispirazione o le slides di presentazione un altro per visualizzare le note della riunione. Il primo cambia in base agli argomenti man mano trattati, il secondo presenta una pagina bianca o una mappa dove man mano raccogliamo gli appunti e le cose da fare.
E’ vero che spesso le riunioni sono una perdita di tempo, ma investire un po’ di tempo e qualche spicciolo (alla fine con meno di 2.000 euro possiamo arrivare alla DOTAZIONE ESAGERATA) per organizzare uno spazio adeguato può fare la differenza. #AgileèChiAgileFà — Presto scriverò un eBook sulle riunioni e sul pensiero visivo (visual thinking) raccogliendo esperienze vissute sia in Europa che negli Stati Uniti.