In questo post scendiamo in basso, molto in basso, raso terra per una missione quasi impossibile: collegare la conoscenza di PowerPoint con l’Agilità in Azienda. Prendo spunto da esperienze che vivo tutti i giorni in azienda aiutando l’Imprenditore ed i suoi collaboratori a “fare meglio”.
Se è vero che è importante comunicare è anche vero che farlo con scioltezza è utile. Per chi lavora nel mondo window PowerPoint la fa da padrone. Vediamo allora qualche suggerimento utile per essere “Agili” in PowerPoint.
1. DIMENSIONE PAGINA – Quando fai una presentazione predisponi la dimensione con le proporzioni di video a 19:9 userai meglio tutta l’area disponibile dello schermo. Non esitare a creare pagine piccole o grandi come ti fa comodo. Io ho creato formato biglietto da visita e pagine in formato A0 per capirci l’A0 è grande circa un metro e dieci per ottantaquattro centimetri, ci viene fuori un manifesto!!!
2. ALLINEAMENTO – Decidi a priori lo schema della pagina e predisponi le guide tratteggiate. Ti saranno utili per allineare “magneticamente” i testi e gli oggetti. Se clicchi una linea tratteggiata e tieni premuto il tasto control la puoi duplicare. Puoi cosi creare quante guide vuoi sia orizzontali che verticali. Usale, ti faranno risparmiare un sacco di tempo.
3. DUPLICA OGGETTO – Se hai un oggetto (un box di testo o una forma grafica) e lo vuoi duplicare basta che clicchi sul suo contorno col mouse e tenendo premuto il tasto control lo trascini in un altro punto. Quando rilasci il tasto del mouse lo duplichi.
4. FORME A MANO LIBERA – Se vuoi fare una forma a mano libera puoi scegliere lo strumento nel menu. Una volta completato il profilo facendo Click destro – modifica punti ti consente di ritoccare la forma. E’ una funzione molto utile e potente.
5. SFONDO IMMAGINI – Quando inserisci un immagine puoi rimuovere il colore di fondo in modo da adattarla allo sfondo della dispositiva. Basta fare doppio click sull’immagine. Compare nel menu la voce “ricolora” dalla quale puoi selezionare “imposta colore trasparente”. A questo punto clicca sullo sfondo dell’immagine e lo sfondo diventa trasparente.
6. SCHEMA COMUNE A TUTTE – Ho visto presentazioni di 40 pagine con il logo aziendale ripetuto 40 volte. Puoi creare lo sfondo per tutte le diapositive con la voce “visualizza schema diapositiva”. Quello che metti nella prima pagina te la ritroverai in tutte le pagine. Le altre pagine le puoi personalizzare ed assegnarle successivamente ad ogni pagina della presentazione.
7. LA PAGINA COME IMMAGINE – Se vuoi ottenere un’immagine grafica della pagina che hai realizzato, quando fai “salva con nome” in basso trovi il formato di salvataggio e li trovi il jpeg. Se lo selezioni puoi salvare la pagina corrente o tutte le pagine in formato grafico. Poi con l’immagine puoi fare quello che vuoi, la puoi inviare anche a chi non ha Powerpoint.
Mi rendo conto che questi “poveri” suggerimenti tecnici possano apparire poco strategici per il tanto alto principio dell’Agilità. Ma nella vita reale in Azienda noto sempre grande interesse dell’Imprenditore verso questi piccoli trucchi.