Excel: il coltellino svizzero

DATI

Che c’entrano i dati con l’agilità e cosa c’entra Excel con i dati

Chi parla è un Consulente di Direzione, un ruolo un po’ particolare, l’obiettivo di migliorare le prestazioni dell’impresa. Ha davanti a se il mare magnum delle cose da fare, dei miglioramenti delle possibilità, delle difficoltà ed a fianco l’Imprenditore con la determinazione di intraprendere un percorso di miglioramento per la sua Impresa.

Una delle prime prospettive con cui mi confronto è quella di capire “come siamo messi”. Abbiamo dei report? Il Gestionale? Fogli Excel con dentro informazioni spesso poco coerenti? Il primo lavoro è proprio quello di mettere in ordine i dati. Capire dove stanno, come analizzarli, farci sopra dei ragionamenti e possibilmente sistematizzare il lavoro così il mese prossimo non bisogna ricominciare da capo.

Ora gli esperti della materia staranno pensando ai tool di gestione dei dati, ai database ed alla business intelligence. Anche io ci penso, mi piacciono, conosco vari strumenti ma li uso poco. Perchè? Perchè la mia esperienza mi ha sempre portato in aziende piccole e medie da qualche persona a non più di un centinaio e raramente a parte pochissimi casi ho trovato spazio per SISTEMATIZZARE la gestione dei dati nelle prime fasi e far fare investimenti in tecnologia. Questa fase arriva in un secondo momento quando matura la consapevolezza “sistemica”.

E allora che si fa? Si usa il “coltellino svizzero” EXCEL. Molti dicono che è una disgrazia in azienda, genera caos, dati incoerenti, ognuno fa come gli pare. VERO. Ma è vero anche che se Excel lo conosci ti aiuta molto e stupisce davvero. Se poi definisci delle regole il gioco è fatto.

Vediamo perchè

Intanto la capacità di gestire quantità di dati 1 milione di righe per 64 mila colonne fanno 6 miliardi di celle. Ora starai pensando che con tutte queste celle chissà che potenza di calcolo ci vuole. Io ho fatto elaborazioni sul mio portatile (ok è un I7!!!) con tabelle Pivot su 400.000 righe con tempi di risposta largamente inferiori al secondo!!! INCREDIBILE

Poi le formule. A parte quelle semplici di somma e sottrazione ci sono le formule per la ricerca dei dati e per la somma selettiva a piĂą condizioni. Provare per credere si fanno cose fantastiche in brevissimo tempo.

Poi le tabelle Pivot. Onestamente trovo che siano poco utilizzate e non capisco perché. Prendi un foglio dati ci fai sopra un report Pivot ed ottieni un foglio “MAGICO” dove puoi rigirare i dati come vuoi ed aggregarli secondo qualunque colonna. Anche qui provare per credere.

E poi il VisualBasic — il VBA. Il Visual Basic è morto. Viva il Visual Basic. Dentro la pancia di Excel c’è un interprete di linguaggio POTENTISSIMO. Certo non serve per fare il gestionale della prossima generazione ma è più che sufficiente per fare MIRACOLI. Con il VBA puoi realizzare nuove funzioni Excel — per esempio in una cella potresti scrivere =PREZZOPRODOTTO(A1; “SenzaIva”) ed ottenere in quella cella il prezzo escluso Iva del prodotto il cui codice è scritto nella cella A1. Puoi anche elaborare dati in tempi veramente da record.

Ad esempio (un pò estremo ma rende l’idea) uso il VBA per generare automaticamente movimenti in partita doppia partendo da un business model. Possono risultare anche 20 o 30 mila righe di movimento che poi uso per creare grafici di andamento e previsioni di flussi di cassa. Sai quanto ci mette Excel ad elaborare un modello di business con 10.000 regole e generare da queste 30.000 righe di prima nota pari ai movimenti previsti per i prossimi 3 anni? Non più di 1 o 2 secondi. Incredibile vero!

Oppure puoi creare interfacce utente in classico stile gestionale con campi controllati, menu di ausilio, tasti funzione e finestre di ricerca. Uso molto questo tipo di interfaccia per dare all’utente un ambiente controllato che gli consenta di cercare facilmente i dati, manipolarli riducendo il rischio di fare errori e creare un interfaccia adatta a personale non esperto di Excel per attività routinarie o esattamente il contrario interfacce altamente sofisticate per personale molto esperto che vuole avere immediatezza di utilizzo e potenza di visualizzazione.

Per saperne di più su esempi di applicazioni Excel puoi visitarewww.ExcelCheFunziona.com dove ho raccolto alcune esperienze e ti presento i servizi disponibili. Conoscere ed usare meglio Excel può avere un impatto sull’agilità della tua impresa.